Peranan Teknologi informasi Dalam Perusahaan
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :- · Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.
- · Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.
- · Aplikasi Teknologi
Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifikPerusahaan terutama
yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan
Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding dan
Aplikasi Pergudangan.
Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dan yang akan dibahas disini adalah khusus penerapan Teknologi Infromasi dan Komunikasi dalam Perusahaan.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :
1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.
Sistem Informasi secara umum mempunyai beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1. Minimize risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
- · Eleminasi proses
- · Simplifikasi proses
- · Integrasi proses
- · Otomatisasi proses
3. Add Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.
4. Create new realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal. Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan, analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki marketing, produsen dan keuangan.
Strategi IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan dari Strategi IT.
Perencanaan Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
Strategi TI diperlukan untuk
• Pengetahuan mengenai teknologi baru
• Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
• Dibahas dalam diskusi perusahaan
• Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI.
Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi dalam organisasi itu sendiri.
IT mendukung perusahaan/organisasi di level
• Strategik
Relevan dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
• Taktis
Diperlukan untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan menuju sukses
• Operasional
Proses dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
Keterkaitan Bisnis dengan SI/TI
• Melakukan sinergi antara external dan internal domain
• Pilihan strategis external harus selaras dengan pengaturan internal => umum dalam bisnis
• Domain TI:
Strategi untuk TI harus terlihat pada external domain: menentukan posisi/formula perusahaan dalam pasaran produk TI
• TI => enabler: menentukan atau membentuk strategi bisnis (tidak hanya berfungsi sebagai response/support terhadap kebutuhan strategi bisnis).
Integrasi Fungsional TI bagi perusahaan:
• Strategi bisnis dan strategi TI, pada tingkat eksekusi dan fungsional.
• Operasional bisnis dan infrastruktur TI
– Hubungan antara administrasi proses bisnis dan proses TI supaya eksekusi strategi dapat dilaksanakan.
Fungsional sering disebut kemampuan TI untuk memberikan solusi bagi proses bisnis (lebih efisien, efektif, reduced cost)
DAFTAR PUSTAKA
jane(2009).Peranti IT dalam organisasi perusahaan,dipetik 19October2015. jam 16:20 dari http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan/
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENINGKATAN EFEKTIVITAS, EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS PERUSAHAAN
Oleh : Henni Indrayani
Abstraksi
Dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif pada saat sekarang, perkembangan teknologi informasi mempunyai dampak yang sangat besar terhadap daya saing perusahaan. Agar perusahaan dapat bersaing, perusahaan secara terus-menerus harus mengikuti perkembangan dan kemajuan teknologi informasi. Salah satu keunggulan daya saing perusahaan menggunakan kriteria ekonomi dengan ukuran efektivitas, efisiensi dan produktivitas. Tujuan penerapan teknologi informasi bagi perusahaan adalah untuk mendapatkan rantai nilai dari teknologi informasi yang bermanfaat dalam semua aspek bisnis yang berorientasi kepada peningkatan efektivitas, efisiensi dan produktivitas karyawan dan perusahaan untuk mendapatkan margin yang telah ditargetkan dengan resiko dan biaya yang siminimal mungkin.
Kata kunci : teknologi informasi, efektivitas, efisiensi dan produktivitas.
A. .Pendahuluan.
Salah satu tantangan yang dihadapi pada era globalisasi dalam berbagai bidang kehidupan adalah teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi Informasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari dunia usaha terutama dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin kompetitif. Kebutuhan akan teknologi informasi merupakan kebutuhan dasar perusahaan agar dapat bertahan dalam dunia usaha yang penuh persaingan. Teknologi informasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi produk dan proses, serta terbentuknya masyarakat informasi.
Perubahan yang terjadi akibat globalisasi tersebut membawa dampak pada perubahan lingkungan bisnis yang meliputi perubahan teknologi, perubahan persepsi konsumen dan persaingan produk. Akibatnya perusahaan dituntut mampu meningkatkan kualitas produk, pelayanan, efisiensi, biaya produksi dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Akhirnya penguasaan teknologi informasi menjadi tuntutan yang harus dimiliki oleh perusahaan.
Disamping itu perkembangan teknologi informasi mempunyai dampak yang besar terhadap keunggulan daya saing perusahaan. Keunggulan daya saing perusahaan dapat dinilai berdasarkan kriteria ekonomi dengan menggunakan ukuran-ukuran seperti efektivitas, efisiensi dan produktivitas. Perkembangan teknologi informasi menciptakan produk dengan kapasitas besar, hemat energi dan dapat melakukan fungsi dan jenis pekerjaan yang semakin banyak serta dengan teknologi informasi dapat mengolah, menyimpan, menampilkan data dan informasi.
Untuk mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan, setiap organisasi terbentuk dari tiga pilar utama, yaitu proses, sumberdaya manusia dan teknologi. Dalam mendesain serangkaian proses, ketiga elemen tersebut harus dipadukan sesuai dengan kebutuhan pasar (pelanggan). Perlu diperhatikan sumber daya manusia yang mengoperasikan proses tersebut, tehnologi juga digunakan untuk mendukung proses terutama tehnologi informasi. Tehnologi memainkan peran utama, bersama dengan proses dan sumber daya manusia. (Racmawati, 2004:28).
Dewasa ini sudah banyak ramalan yang mengatakan bahwa di masa depan akan terlihat “kantor tanpa kertas” (paperless office) berkat penggunaan mikro film, kaset, disket, CD Room dan sejenisnya. Juga dapat dipastikan, semakin meluasnya kegiatan komputerisasi dengan aplikasinya. Siapapun akan mengakui, bahwa teknologi informasi (TI) berkembang demikian pesatnya ( Siagian, 2002 : 209).
Teknologi Informasi
Istilah informasi diartikan beragam oleh para pakar. Definisi informasi secara internasional diartikan sebagai hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih. Informasi merupakan (Hariandja, 2002:23) : (1) data yang diolah, (2) menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima, (3) menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata, (4) digunakan untuk pengambilan keputusan.
Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya. Selanjutnya Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan (http://computers-i ns.blogspot.com).
Sedangkan Martin mendefinisikan bahwa teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi agar dapat di akses oleh semua orang (Kadir, 2005).
Peranan Teknologi Informasi
Pendorong utama globalisasi dalam berbagai bidang adalah kemajuan pesat dari teknologi informasi. Hanya berkat kemajuan teknologi ini maka prasarana yang memicu dan memungkinkan globalisasi disegala bidang seperti ekonomi, informasi dan sebagainya dapat dibangun. Kemajuan ini berikut penerapannya sangat pesat, sehingga produk yang dihasilkan datang silih berganti dengan cepat, seperti terlihat misalnya pada komputer yang hampir setiap tahun muncul dengan kemampuan yang semakin tinggi.
Saat ini teknologi informasi memainkan peranan di sebagian besar aspek bisnis perusahaan, dari pengembangan produk baru sampai dukungan penjualan dan jasa, dari penyediaan informasi pasar sampai data bagi analisis keputusan. Bagi sebuah perusahaan global, kemampuan untuk mengambil informasi dari berbagai sistem dan membuatnya dapat diakses luas oleh para manajer dan karyawan merupakan hal yang sangat penting (Dewi,2005:161).
Kemajuan teknologi informasi tidak hanya mendorong arus komunikasi global, tetapi juga memacu laju pertumbuhan informasi secara luar biasa. Komputer dan jaringan informasi mempercepat pertukaran pikiran dan informasi, melahirkan gagasan teoritis baru, mempersingkat dan mempermudah proses penelitian. Dengan kata lain kemajuan teknologi informasi mendorong pengembangan ilmu pengetahuan serta pengembangan informasi. Sementara itu, manusia yang terlibat dalam produksi informasi juga akan makin meningkat, menambah jumlah informasi.
Dalam dunia bisnis sekarang ini, maka perusahaan yang jauh lebih besar tidak selamanya memenangkan kompetisi terhadap perusahaan yang lebih kecil. Teknologi informasi mampu memberikan keunggulan kompetitif kepada perusahaan. Sebaliknya pengelolaan teknologi informasi yang tidak benar juga bisa membawa ke jurang kekalahan dalam persaingan bisnis. Bentuknya bisa seperti kehilangan pelanggan, kesalahan membuat produk (tidak sesuai dengan keinginan pasar), kehilangan karyawan handal, dan sebagainya.
Ketika penemuan teknologi informasi berkembang dalam skala masal, maka teknologi itu telah mengubah bentuk masyarakat, dari masyarakat dunia lokal menjadi masyarakat dunia global, sebuah dunia yang sangat transparan terhadap perkembangan informasi, transportasi serta teknologi yang begitu cepat dan besar mempengaruhi peradaban umat manusia, sehingga dunia dijuluki the big village yaitu sebuah desa yang besar di mana masyarakatnya saling kenal dan saling menyapa satu sama lainnya. Akses network dapat tiba dengan mudah dan cepat sehingga menjadi salah satu faktor dalam meningkatkan kinerja karyawan. Teknogi Informasi telah mengarahkan organisasi ke suatu bentuk yang semakin datar dan menciut (Bungin, 2006:159)
Contoh penggunaan email memberikan kemudahan bagi karyawan dalam melakukan komunikasi langsung dengan siapa saja tanpa harus melalui rantai birokrasi dan rantai komando yang panjang. Selain itu informasi yang dikirim dengan teknologi, informasi tersebut akan tiba di tempat yang di tuju dalam hitungan detik (Anatan, 2009:18).
Efisiensi, Efektivitas dan Produktivitas
Filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban manusia karena makna produktivitas ada keinginan (the will) dan upaya (effort) manusia untuk selalu meningkatkan kualitas kehidupan dan penghidupan di segala bidang. Menurut Encyclopedia Britania disebutkan bahwa produktivitas dalam ekonomi berarti rasio dari hasil yang dicapai dengan pengorbanan yang dikeluarkan untuk menghasilkan sesuatu.Sedangkan menurut formasi national productivity Board (NPB) Singapore, dikatakan bahwa produktivitas adalah sikap mental (attitude of mind) yang mempunyai semangat untuk melakukan peningkatan perbaikan. Dalam Laporan dewan produktivitas nasional tahun 1983 dikatakan bahwa produktivitas mengandung pengertian sikap mental yang selalu mempunyai pandangan ”mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini”(Sedarmayanti,2001:56-57).
Secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). Tingkat produktivitas yang dicapai merupakan suatu indikator terhadap efisiensi dan kemajuan ekonomi untuk ukuran suatu bangsa. Jadi dapat disimpulkan bahwa produktivitas adalah bagaimana menghasilkan atau meningkatkan hasil barang dan jasa setinggi mungkin dengan memanfaatkan sumber daya secara efisien.
Dengan kata lain dapat dikatakan bahwa pengertian produktivitas memiliki dua dimensi yakni efektivitas dan efisiensi. Dimensi pertama berkaitan dengan pencapaian untuk kerja yang maksimal, dalam arti pencapaian target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu. Sedangkan dimensi kedua berkaitan dengan upaya membandingkan masukan dengan realisasi penggunaannya atau bagaimana pekerjaan tersebut dilaksanakan (Sedarmayanti,2001:58).
Penjelasan tersebut mengutarakan produktivitas secara total atau secara keseluruhan artinya keluaran yang dihasilkan diperoleh dari keseluruhan masukan yang ada dalam organisasi. Masukan tersebut lazim dinamakan sebagai faktor produksi. Keluaran yang dihasilkan dicapai dari masukan yang melakukan proses kegiatan yang bentuknya dapat berupa produk nyata atau jasa. Masukan atau faktor produksi dapat berupa tenaga kerja, kapital, bahan, teknologi dan energi. Salah satu masukan seperti tenaga kerja, dapat menghasilkan keluaran yang dikenal dengan produktivitas individu, yang dapat juga disebut sebagai produktivitas parsial.
Efisensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan penggunaan masukan (input) yang direncanakan dengan penggunaan masukan yang sebenarnya terlaksana. Apabila masukan yang sebenarnya digunakan semakin besar peghematannya, maka tingkat efisiensi semakin tinggi, tetapi semakin kecil masukan yang dapat dihemat, sehingga semakin rendah tingkat efisiensi. Pengertian efisiensi disini lebih berorientasi kepada masukan sedangkan masalah keluaran (output) kurang menjadi perhatian utama.
Efektivitas merupakan suatu ukuran yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat tercapai. Pengertian efektivitas ini lebih berorientasi kepada keluaran sedangkan masalah penggunaan masukan kurang menjadi perhatian utama.
Kualitas merupakan suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh telah dipenuhi berbagai persyaratan, spesifikasi dan harapan. Konsep ini dapat berorientasi kepada masukan, keluaran atau keduanya. Disamping itu kualitas juga berkaitan dengan proses produksi yang akan berpengaruh pada kualitas hasil yang dicapai secara keseluruhan.
Secara skematis keterkaitan antara efisiensi, efektivitas, kualitas dan produktivitas dapat digambarkan pada gambar dibawah ini:
Efisiensi berorientasi pada masukan dan efektivitas berorientasi pada keluaran. Jadi dapat disimpulkan bahwa pengertian produktivitas adalah :
Efektivitas menghasilkan keluaran
Produktivitas =
Efisiensi penggunaan masukan
Efisiensi sebaiknya dianggap sebagai ukuran kualitas hasil pekerjaan di dalam suatu teknologi. Dengan perkataan lain efisiensi keorganisasian berhubungan dengan bagaimana sebaiknya sesuatu organisasi menerapkan teknologi tertentu. Sedangkan efektivitas keorganisasian dapat dianggap sebagai alat pengukur kualitas hubungan sebuah organisasi dengan lingkungannya (Winardi, 2003 :179).
Setiap organisasi mutlak perlu memegang prinsip efisiensi. Secara sederhana prinsip efisiensi pada dasarnya berarti menghindari segala bentuk pemborosan. Mengingat kenyataan bahwa kemampuan suatu organisasi mengadakan dan memiliki sarana dan prasarana kerja yang juga disebut sebagai sumber dana dan daya, yang diperlukannya guna menjalankan roda organisasi selalu terbatas, padahal tujuan yang ingin dicapai tidak terbatas, maka tidak pernah ada pembenaran untuk membiarkan pemborosan terjadi. Pengalaman dari berbagai organisasi menunjukkan dengan jelas bahwa banyak faktor penyebab terjadinya inefisiensi, misalnya pemborosan dapat timbul karena perilaku yang bersifat disfungsional dari para anggota organisasi dan karena ketidaksesuaian pengetahuan dan keterampilan para pelaku dalam menggunakan dan memanfaatkan sarana dan prasarana yang telah dimiliki itu.
Upaya peningkatan produktivitas kerja seyogyanya tidak dipandang hanya sebagai hal yang bersifat teknis. Segi-segi lain yang bahkan dapat berperan sebagai faktor penentu keberhasilan upaya tersebut antara lain sebagai berikut (Siagian, 2002:3-9)
1. Tujuan Organisasi
Siapapun akan mengakui bahwa suatu organisasi didirikan atau diciptakan oleh seorang atau sekelompok orang dengan maksud untuk menggunakannya sebagai wahana untuk mencapai tujuan tertentu. Para pakar umumnya sependapat bahwa tujuan akhir merupakan titik kulminasi ke arah mana organisasi akan dibawa dan berperan sebagai penuntun bagi organisasi dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dan kegiatannya.
Pihak-pihak yang berkepentingan dalam kemajuan organisasi yang dapat berupa pertumbuhan, perkembangan, kemampuan bersaing, kemapanan, perolehan keuntungan yang lebih besar dan penguasaan pangsa pasar yang lebih besar ingin mengetahui bentuk-bentuk kemajuan yang diperoleh itu dari waktu ke waktu tanpa harus menunggu tercapainya tujuan akhir. Yang dimaksud dengan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) adalah mereka yang telah dan masih akan mempertaruhkan sesuatu demi kepentingan organisasi atau perusahaan seperti para pemodal, pemilik saham, kelompok manajemen, para karyawan dan bahkan juga para pemasok, agen, distributor dan pemerintah. Para menejer berusaha memenuhi keinginan pihak-pihak yang berkepentingan itu dengan melakukan kajian mendalam yang menghasilkan dua jenis tujuan antara yaitu tujuan jangka menengah dan tujuan jangka pendek. Ciri-cirinya antara lain :
(a) sifatnya tidak lagi idelistik tetapi pragmatis
(b) batas waktu pencapaiannya ditentukan, misalnya sepuluh tahun, lima tahun atau setahun
(c) hasil-hasil yang diharapkan dicapai dinyatakan secara konkret
(d) hasil dimaksud tergambar secara kuantitatif
yang mutlak harus terjadi ialah bahwa semua menerima tujuan tersebut sebagai sesuatu yang wajar, layak, dan pantas untuk dicapai. Dengan demikian, para pelaku akan bersedia terlibat dalam membuat komitmen yang lebih besar kearah keberhasilan organisasi termasuk di dalamnya peningkatan produktivitas kerja.
2. Perumusan Visi dan Misi
Dalam rangka mencapai tujuan akhir, manajemen menyatakan arah yang akan ditempuh oleh organisasi sehingga terwujud suatu keadaan yang diinginkan pada suatu waktu tertentu dimasa depan. Dengan kata lain, manajemen perlu menyatakan pandangannya secara eksplisit tentang bentuk masa depan organisasi yang dikehendakinya. Itulah yang dimaksud sebagai visi. Atas dasar rumusan visi, misi dapat ditentukan. Misi adalah sesuatu yang harus diemban oleh semua komponen organisasi berupa kegiatan pokok yang kesemuanya dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian, jelaslah bahwa visi dan misi harus mempunyai keeterkaitan kuat dan relevansi yang tinggi dengan tujuan yang ingin dicapai.
3. Penentuan Strategi Organisasi
Strategi merupakan kiat yang diterapkan biasanya oleh manajemen puncak untuk memenangkan peperangan yang melibatkan organisasi. Dalam dunia bisnis lumrah untuk mengatakan bahwa strategi merupakan pernyataan umum oleh manajemen puncak tentang kegiatan bisnis apa yang dilakukan organisasi sekarang dan dalam bidang bisnis apa organisasi ingin bergerak di masa depan. Manajemen puncak harus mengetahui betul faktor-faktor kekuatan apa yang dimiliki oleh organisasi, kelemahan apa yang mungkin terdapat didalamnya, peluang apa yang mungkin timbul dan bagaimana cara memanfaatkannya, serta ancaman apa yang mungkin timbul dan bagaimana cara memanfaatkannya, serta ancaman apa yang paling efektif untuk menghadapinya. Sebaliknya perlu diketahui kekuatan dan kelemahan lawan sehingga dapat ditentukan kiat yang tepat sehingga lawan tidak memiliki kemampuan untuk memanfaatkan peluang dan bahkan apabila mungkin menghilangkan peluang tersebut sehingga tidak memiliki keandalan dalam menghadapi ancaman yang dihadapinya.
4. Pemanfaatan Teknologi dan Produktivitas Kerja
Tidak dapat disangkal lagi bahwa berbagai terobosan yang terjadi dibidang teknologi dapat memberikan sumbangan yang besar kepada peningkatan produktivitas kerja suatu organisasi. Apabila dipilih dengan tepat, teknologi dapat diterapkan pada semua jenis kegiatan dalam organisasi. Tidak dapat dipungkiri bahwa teknologi informasi berkembang dengan pesat dengan aplikasinya yang beraneka ragam, antara lain karena perkembangan yang tidak kalah pesatnya dibidang perangkat lunak. Berbagai terobosan dibidang ini telah berhasil menciptakan komputer yang semakin canggih, dalam arti ukurannya semakin kecil, kemampuannya semakin tinggi, penggunaannya semakin mudah dan harganya semakin murah. Implikasinya pun semakin banyak, seperti dalam proses pengambilan keputusan yang secara tradisional dalam banyak organisasi tadinya yang bersifat sentralistik, akan tetapi karena akses kepada perangkat keras dan perangkat lunak semakin luas dan makin mudah, maka berubah menjadi desentralistik. Demikian prevalennya teknologi informasi dewasa ini sehingga sangat sukar untuk membayangkan adanya aspek kehidupan dan kegiatan organisasional yang tidak disentuh oleh komputerisasi.
Penerapan Teknologi Informasi dalam Peningkatkan Efektivitas, Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan
Teknologi informasi terdiri dari berbagai jenis teknologi. Teknologi yang digunakan pada sistem informasi teknologi adalah teknologi komputer, teknologi komunikasi, dan teknologi apapun yang memberikan nilai tambah bagi organisasi (Jogiyanto,2009:7).
Beberapa alasan penggunaan teknologi informasi, antara lain :
1. Secara signifikan meningkatkan pilihan-pilihan yang tersedia bagi perusahaan dan memegang peranan penting dalam implementasi yang efektif terhadap kinerja perusahaan.
2. Mempengaruhi proses pengembangan strategi pemasaran karena teknologi informasi memberikan lebih banyak informasi ke manajer melalui pemakaian sistem pengambilan keputusan (Decision Support System atau DSS).
3. Teknologi informasi memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai bagian yang berbeda dalam organisasi dan menyediakan banyak informasi ke manajer. Sebagai contoh, Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System Atau EIS) mempengaruhi aliran informasi secara vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen akan memiliki akses informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi terhadap manajer menengah. Jaringan telekomunikasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara departemen dan devisi yang berbeda.
4. Teknologi informasi juga mempengaruhi antara organisasi dengan lingkungan seperti pelanggan dan pemasok. Sistem antara organisasi yang dilengkapi dengan pertukaran data menciptakan hubungan yang lebih dekat antara organisasi dan pemasok, memfasilitasi manajemen persediaan yang lebih efisien dan memungkinkan pendekatan tepat waktu dalam pemesanan kembali.
5. Membantu dalam menghasilkan inovasi produk. Teknologi Informasi dapat membantu dalam mendesain produk hingga proses produksi menjadi lebih efektif dan efisien.
Tujuan penerapan teknologi bagi perusahaan adalah untuk mendapatkan rantai nilai dari teknologi informasi yang bermanfaat dalam semua aspek bisnis yang berorientasi kepada peningkatan efektivitas, efisiensi dan produktivitas karyawan dan perusahaan untuk mendapatkan margin yang telah ditargetkan dengan resiko dan biaya yang siminimal mungkin.
Berdasarkan hasil peneltian Yeung dan Brockbank (1994) terhadap 160 eksekutif perusahaan besar California menunjukkan terdapat tiga faktor utama yang mendorong dilakukan reengineering yakni: pengurangan biaya, peningkatan mutu pelayanan yang lebih baik dan perubahan budaya perusahaan. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa faktor pengurangan biaya merupakan urutan pertama yakni 78% dari jawaban responden, urutan kedua untuk meningkatkan kualitas pelayanan (76%) sedangkan urutan ke tiga (70%) merubah budaya perusahaan yang bertujuan mengurangi birokrasi dan memberdayakan perusahaan. Dengan reengineering SDM diharapkan setelah layanan sdm yang penting dan rutin terarah serta terstandarisasi dengan menggunakan teknologi informasi, maka fungsi-fungsi sdm dapat dibebaskan dari standar dan arah tersebut guna lebih memfokuskan pada aktivitas-aktivitas sdm yang bernilai tambah tinggi (Rachmawati, 2004:28-29).
Penggunaan teknologi informasi dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan teknologi informasi harus dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan teknologi informasi mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan teknologi informasi dibutuhkan orang yang handal, agar perusahaan dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat dilihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu : (http://computers-inc.blogspot.com).
1. Fungsi operasional, akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap firm infrastructure.
2. Fungsi Monitoring dan kontrol mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
3. Fungsi Planning and Decision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pemimpin perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/ atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut di atas.
4. Fungsi Communication secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi modern dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.
5. Fungsi Interoganisational merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Konsep kemitraan strategis atau partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya.
Tujuan usaha yang dinyatakan oleh Porter, yaitu efektivitas operasional dan strategi positioning yang lebih lanjut dihubungkan dengan penerapan teknologi tnformasi, Jika perusahaan berfokus pada strategi operasi, maka dengan penerapan teknologi informasi, perusahaan bisa meningkatkan efisiensi dengan : (Talon : 1999).
1. mengurangi biaya operasi
2. meningkatkan kualitas produk
3. mempercepat produksi
4. meningkatkan efektivitas perusahaan secara umum
Oleh karena itu, dalam usaha meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas perusahaan, penerapan dibidang teknologi informasi menuntut para manajer untuk memikirkan dan mengambil langkah-langkah untuk dapat memanfaatkan sumber daya manusia dengan memberikan kepada karyawan keterampilan baru melalui pelatihan.
Kesimpulan
1. Peranan teknologi informasi dalam perusahaan baik perusahaan besar, sedang maupun kecil membutuhkan sistem informasi yang dapat mengintegrasikan informasi sehingga dapat mendukung produktivitas perusahaan.
2. Penerapan teknologi Informasi dalam organisasi harus didukung oleh sumberdaya manusia yang handal, olehkarena itu dalam usaha meningkatkan efisiensi, efektivitas dan produktivitas perusahaan dapat dilakukan dengan memberikan keterampilan melalui pelatihan kepada karyawan.
3. Diperlukan penguasaan teknologi informasi untuk diaplikasikan pada seluruh proses dan sistem produksi dan peningkatan keandalan para manajer sebagai pengambilan keputusan.
Daftar Pustaka
henny handrayani (2012) PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENINGKATAN EFEKTIVITAS, EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS PERUSAHAAN dipetik 21oct2015;jam16:20 dari http://ejournal.uin-suska.ac.id/index.php/elriyasah/article/view/664/618
Bungin, Burhan (2008), Riset Komunikasi, Penerbit: Kencana Pranada, Media Group, Jakarta.
Dewi, Ike Janita (2005), Rethinking Information Tecnology Management: Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi, Penerbit: Amara Books, Yogyakarta. Ellitan,
Lena dan Lina Anatan (2009), Sistem Informasi manajemen ”Konsep Dan Praktis”, Penerbit: Alfabeta, Jakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar